Piloto de IA: medir el ahorro real de tiempo

Mida primero la situación actual

Elija un proceso y registre solicitudes y tiempo activo durante un periodo representativo. Separe casos completos e incompletos. Esperar una respuesta del cliente no equivale a minutos de trabajo del empleado.

Registre también calidad: datos obligatorios pendientes, correcciones y asignación al responsable correcto. Sin una referencia inicial, puede confundir un resumen más corto con un proceso mejor.

Calcule con supuestos visibles

Ejemplo ficticio: 40 solicitudes mensuales de 10 minutos son 400 minutos, es decir, 6 horas y 40 minutos. Si después preparación, revisión y corrección suman 6 minutos por solicitud, el total baja a 240 minutos. La diferencia es de 160 minutos: 2 horas y 40 minutos.

Son supuestos, no una predicción. Reste además el mantenimiento adicional. El tiempo liberado no es automáticamente un ahorro económico; indique qué hará realmente el equipo con él. Compare el resultado con todos los costes iniciales y recurrentes.

Acuerde aceptación y criterios de parada

Pruebe casos habituales, información pendiente, duplicados y fallos del sistema. Un buen resumen con un contacto incorrecto no es un expediente válido. El empleado revisa fuente, campos y siguiente paso antes de aceptar.

Defina antes del ensayo cuándo detenerlo o ajustarlo: datos poco fiables, más correcciones, acceso insuficiente o volumen demasiado bajo. Registre los fallos en lugar de mostrar solo los ejemplos más rápidos.

Decida tras la medición

El piloto MAAS mide 14 días naturales y hasta 40 solicitudes únicas. Permite una primera valoración, pero una muestra pequeña o atípica no demuestra ahorro sostenido. Informe de cantidades, excepciones, revisión y aspectos no probados.

La continuación exige un nuevo acuerdo. A veces la mejor solución es un formulario más sencillo o instrucciones claras. Use la evaluación gratuita como escenario inicial y defina después las medidas de su proceso.

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